Cinco consejos para utilizar la automatización como Asesor

|
8/12/2020

Como Asesor, tendrás épocas con gran volumen de trabajo y muchas horas extras. Especialmente si tienes que realizar mucho trabajo manual, o si se acerca el final del año fiscal o cuando la comunicación con el cliente no fluye. Es muy frecuente que pases más tiempo con la administración de lo que deberías. Una pena, porque con la automatización adecuada podrías ahorrar mucho tiempo. Por eso, hemos enumerado cinco consejos para que te pongas a trabajar con la automatización. Y estamos seguros de que este proceso os hará feliz tanto a tí como a tu cliente.

La automatización es rentable

Anteriormente escribimos por qué las empresas de contabilidad se están enfocando cada vez más en la automatización. En pocas palabras: tienes que hacer un trabajo manual menos tedioso y tienes menos posibilidades de que se produzca un error en tu administración. Puedes utilizar el tiempo que ahorras para asesorar de forma proactiva a tus clientes. O para responder un poco más rápido a un correo electrónico. También hay más tiempo y espacio para buscar nuevos clientes, de modo que tu despacho puede seguir creciendo.

Consejo 1: comprueba los procesos y los puntos débiles

Parece lógico, pero antes de comenzar a automatizar, es importante observar bien los procesos administrativos dentro de tu despacho. Por ejemplo, siéntate con tus compañeros para ver la eficiencia de su trabajo diario. ¿Que podría ser mejor? ¿Y cuáles son las irritaciones por el trabajo que todo el mundo encuentra y que consume tiempo innecesario?

Consejo 2: haz un inventario de softwares (innecesarios)

¿Tu escritorio también está repleto de iconos para todo tipo de sistemas, herramientas y paquetes de software? La mayoría de los despachos trabajan con mucho más softwares de los necesarios para hacer su trabajo correctamente. Esta fragmentación tiene que ver con el hecho de que no todos los clientes trabajan con el mismo sistema, y ​​se utilizan todo tipo de herramientas para los procesos internos del despacho.

Ciertamente, si los diferentes sistemas no están conectados correctamente, esto conduce a mucha ineficiencia, errores y frustración. Nuestro consejo: haz una descripción clara de los sistemas que tú y tus clientes utilizan, para qué están destinados y cómo están vinculados.

Consejo 3: comprueba el grado de automatización

Tu despacho ya debe haber arreglado algunas cosas en el campo de los procesos administrativos (automatizados). Pero siempre es bueno dar un paso atrás y trazar qué se puede mejorar en esos procesos y qué acciones aún generan mucho trabajo. Es posible que aún debas crear facturas de venta manualmente para un cliente en particular porque se proporcionan recibos escritos a mano. ¿O estás ingresando una factura cada vez que ha sido la misma todos los meses durante años?

El software de contabilidad y gestión te ayuda con esto. Por ejemplo, Yuki siempre muestra el grado de automatización de tu administración. Esto te muestra a la vez para qué cliente tu despacho realiza más trabajo manual y qué puedes hacer para reducirlo.

Consejo 4: centraliza tus canales y procesos

Los consejos anteriores te ayudarán a determinar qué procesos, herramientas y sistemas (internos) utilizas, y qué tan óptimos son. En cuando tengas estos pasos hechos,  entonces puedes comenzar a centralizar estos sistemas y procesos. Básicamente, eso significa simplemente que comienzas a trabajar desde una ubicación central, con procesos optimizados que están inteligentemente vinculados entre sí.

La centralización es la base de la automatización. Las plataformas todo en uno como Yuki facilitan la centralización, ya que puedes encontrar todo lo que necesitas en un entorno fácil de usar. Y tus clientes también obtendrán los beneficios: dado que ambos siempre tienen acceso a la misma plataforma con los mismos datos, nunca se quedan atrás y obtienen más información sobre las cifras.

Consejo 5: comunica con tus clientes

Puedes automatizar todo lo que quieras, pero si los clientes envían constantemente sus recibos y facturas de manera incorrecta, aún tendrás que hacer mucho trabajo manual. Considera, por ejemplo, los clientes que envían facturas en diferentes tipos de archivos o con información faltante. Los empresarios son sensibles a los bajos costos. Existe una buena posibilidad de que entreguen sus datos de manera más eficiente y correcta si les dices que el uso óptimo de tu software de gestión conducirá en ahorrarse costes.

Conoce a Yuki

Yuki hace que tu trabajo como asesor sea más fácil, rápido y divertido. ¿También deseas ahorrar tiempo y comenzar con la automatización? En menos de 5 minutos te explicaremos cómo podemos ayudarte con eso.

Blog

Libro Diario

Leer más
Blog

¿Cómo poner la contabilidad al día después de las vacaciones?

Leer más
Blog

Las ventajas de una asesoría que ofrece servicios online

Leer más